説明は「主張・理由・事例」の3段構造で整理する

各階層の項目を当てはめていくだけで、話の論点を整理することができます。

説明シーンでは、次の3段構造のピラミッドストラクチャーを用意しましょう。

・上から1段目の階層→「主張」
・上から2段目の階層→「理由」
・上から3段目の階層→「事例」

ピラミッドストラクチャー
出所＝『あなたの話はきちんと伝わっていますか？』

2段目、3段目はそれぞれ1〜3つの項目を設定します。

4つ以上になると、話が膨らみすぎて論点がぼやけるため、まずは3つ以内で考えるようにしましょう。

それでは、実際に「新人歓迎会のイベント案」というテーマで考えてみましょう。

1段目の「主張」は「ボウリングにしよう」だったとします。

その場合、1段目の主張に「新人歓迎会はボウリングにしたい」を入れます。

2段目の階層は「理由」です。

「みんなで楽しめる」「部長が喜ぶ」「予算に収まる」の3つを入れてみます。

要素をピックアップして、箇条書きにするだけでいい

そして、3段目の階層の「事例」も考えると、次のような説明になります。

①主張「今回の新人歓迎会はボウリングを提案します。その理由は3つです」

②理由「まず1つ目は、みんなが楽しめること。次に部長が喜ぶこと。最後に予算内に収まることです」

③事例1「最初の、みんなが楽しめるという点ですが、ボウリングは老若男女問わず、誰でもプレーできます。スコアにハンデをつけることで、うまい下手にかかわらず、みんなが拮抗して勝負できることも、幅広い年代が揃う社内イベントには最適です。

さらに、部署対抗戦にしてチームごとにレーンを分ければ、一投ごとに拍手やハイタッチが飛び出して、メンバー間で一体感が生まれますし、会話のきっかけもつくれるのではないでしょうか」

④事例2「2つ目の部長が喜ぶという点は、実は部長は平均スコア200超えの凄腕です。2年前も歓迎会でボウリングが行われたのですが、ベストスコア賞を獲得してご満悦だったそうです。その翌日も機嫌が良かったので、これは見逃せないメリットだと思います」

⑤事例3「3つ目の予算の点については、会社から一番近いボウリング場で貸し靴込みで3ゲーム1000円というお得なプランが用意されています。

これなら賞品代を捻出しても1人2000円の予算に収まりますので、コスパに優れています。以上3つの理由から、今回の歓迎会はボウリングがよいと思いますが、いかがでしょうか？」

これまでにご紹介したポイントとピラミッドストラクチャーを組み合わせると、このような説明が出来上がります。

構造はシンプルですが、主張と理由がハッキリしています。

このように、思考を整理して全体の設計図を明確にすることで、伝え漏れや余計な話がなくなります。

最初から頭の中だけでピラミッドストラクチャーを浮かべて整理するのは難しいので、まずは書き出してみることをおすすめします。

要素をピックアップして、箇条書きにするだけでいいのですぐに完成します。

大事な説明をする前など、ぜひ試してみてください。