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四の五の言わず、便利なアプリを見つけて使う
4. 常識外れの超効率化を行う
仕事の効率化はとても大切なことです。時間がかかる作業も、2回目以降は効率化を行い、1回目より早く正確に終わらせるようにしましょう。
仕事の効率化にまず欠かせないのは、「入力などの簡素化・高速化」です。基本的な話になりますが、タッチタイピングや、スマホでのフリック入力などの習得は、基礎中の基礎と言えます。これらを練習して、まずは入力の速さと正確さを鍛えましょう。
「ショートカットキー」も、使いこなせれば仕事は今より格段に速くなります。最近では音声入力も発達してきましたので、これを使いこなせるようにするのも一つの手です。
また、スマホやタブレットなどで、時短につながる便利なアプリはたくさんあります。スケジュールとタスクを管理できる「Googleカレンダー」、大事なことを記録できる「Evernote」、ファイルを見ることができる「Dropbox」などがお勧めです。
四の五の言わず、便利なアプリを見つけて使うことが、仕事の効率化につながります。また、動画などで仕事の効率化に関する勉強をすることも有効です。
「同じことを何度も繰り返さないようにする」ことも大切です。仕事では、Excelでの表計算など、同じ作業を何度も繰り返すようなことが多くあります。
それがわかっているのであれば、Excelだったらマクロ機能などを使って作業を覚えさせ、ボタン1つでできるようにします。このような機能は、他のソフトやアプリにも搭載されています。
なぜそんなに時間がかかっているのかを分析することが必要
まずは、自分がやっている仕事を洗い出してみましょう。一年間でやる仕事だと把握しきれなくなるので、まずは一週間でやる仕事を洗い出します。次の一週間でやるべき仕事は何かを検討し、リストアップしましょう。
次に、仕事の時間を計測します。どんな作業に何時間かかっているのか、ということをExcelなどに入力しながら計っていきましょう。
それができたら、一つひとつの作業について、なぜそんなに時間がかかっているのかを分析します。そして、もっと効率のよい方法はないかを考えるのです。
動きが多すぎないかとか、紙を使わなくていいのではないかとか、入力になぜ時間がかかっているのかとか、リモートワークで集中できないとか、そういったことを考え、改善していきましょう。
そして、効率化を図ってみましょう。作業に時間がかかるのであれば、何かツールを使うことはできないかとか、無駄な作業を省けないかとか、一緒にやった方がいい仕事をくっつけるとか、作業に入る前の準備はこれをやった方がいいとか、そのようなことを実践してみて、超効率化を図ってみてください。
そして超効率化後の作業時間が減ればOKです。できれば仕事時間が半分になるように、また計測をして、ダメなら改善、といった流れでやっていきましょう。
これらの効率化は、誰でもできます。仮に仕事が効率化できたとしたら、そこからさらに検討を重ね、もっともっと効率化ができないか、無駄が省けないかを考えてみましょう。効率化の先にはさらなる超効率化があるものです。
