常に余裕を持つために、とにかく前倒しで仕事をする

② マニュアルやチェックリストを作る

何度も行う作業があるときは、マニュアルやチェックリストを作りましょう。マニュアル兼チェックリストにすることがお勧めです。難しいものを作る必要はありません。作業の手順を、Excelなどに記録していきましょう。

行う作業を列挙し、その右側にポイントとなることを書く（チェックリスト）と、作業の抜け漏れが出にくくなります。簡単なものでいいので、自分が見やすいものを、時間をかけずに作ってみてください。仕事が速くなることは間違いありません。

③ 前倒しで仕事をするように心がける

これは、残業をしないことと密接な関係があります。常に締め切りギリギリで仕事をしていると、焦りが出てきたり、精神状態が悪くなったりして仕事が思うように進みません。

常に前倒しで、締め切りまで余裕を持って仕事をしていれば、計画も立てやすいですし、余裕があるのでミスも少なくなり、後の作業に影響を及ぼすことも少なくなります。常に余裕を持つために、とにかく前倒しで仕事をしていくことが大切です。

私がやっている税理士の仕事は、繁忙期があります。多くの税理士はその繁忙期の締め切り間近に焦って仕事をしていますが、そうならないように前倒しで仕事をすることは可能です。毎月毎月の処理を早めにやっておけば、期末など特定の時期に仕事量が大幅に増えることは少なくなります。

すべてのことをやり切ることは絶対に不可能

④ ゲーム感覚でスピードを上げる

仕事の時間を計測して、同じ仕事をやるときは次回から時間を設定する、というやり方もお勧めです。

Aという仕事に1時間かかっているのであれば、それをなるべく効率化し、50分、40分、30分などでできるようにしていきます。

そのために、時間の計測と記録が必要です。はじめは面倒くさいですが、ゲーム感覚でできるようになり、さらに仕事全体の時間も短縮することができます。

シンプルなデザインで表現した、ワープのイメージ
写真＝iStock.com／Ploystock
※写真はイメージです

具体的には、Excelなどに仕事の内容とかかる時間の見積もり、開始時刻、終了時刻を記入（Ctrl+：で入れられます）し、時間を測定します。次に同じ仕事をやるときは、どうすればその記録を超えられるかを事前に準備して挑みます。このようなことをゲームのように楽しんでやっていれば、仕事が速くできるようになっていきます。

このようなスキルやアクションを利用して、定時で仕事を必ず終えると決め、それを実行していくことが大切です。それができれば、仕事を半分にすることに近づいていきます。