レッスン1：背景、目的を明確にする

資料作りで何よりも大事なのが「目的」。ゴールを定めて、関係者を動かすことが最終的な目標だ。まずは何を達成・実現させるのかという目的をはっきりさせる。プロジェクトの説明資料を作る場合に欠かせないのが、「なぜこのプロジェクトが始まったのか」という背景の確認だ。プロジェクトの起点を洗い出すことで、将来的な展望、課題事項、検討事項が浮かび上がり、それらの先にある「目的」もより明確になる。

レッスン2：論点を整理し、作業を書き出す

目的が固まったら、達成に向けて考えておくべき論点を整理していく。論点は複雑にすると、何をすべきかが理解しにくくなるので、1行で収まる程度に短く分解。そして1つ1つの論点に対し、どのように応えていくかの作業を想定する。この段階では作業を細かく詰めず、大枠で設定し、全体の方向性が見えればよい。さらに先を想定して、作業の横に「成果物」を明記すると、説得力が強まる。

レッスン3：作業スケジュールを組む

設計した作業に対し、どのようなスケジュールを組んで達成させるか、計画を立てていくが、担当者の名前と具体的な期日を記載することで、参加者に進行の全体像を伝達する。これで、さらに各自のプロジェクトに参加する意識が高まり、よりよいアウトプットを引き出せる可能性も高まる。ただし、理想の納期に引っ張られて、「絵に描いた餅」になるのは危険。期限の中で適切に進行できる、実行可能な設計を心がけたい。