決まったフレーズで組み立てる

ビジネスメールのフレーズをパターン化して、単語を入れ替えれば、次から簡単にメールが組み立てられるだろう。たとえば、1．の状態の説明は次に挙げるように、なぜメールをしたかの理由から書くと読むべきポイントははっきりする。そして、基本フレーズはすべて驚くほど簡単ながら、しっかりビジネスで使える内容だ。

1．＜書き出し＞の決まりフレーズ（今の状態）

～の件でメールしました。
We are writing to ～.

タイトルや最初の1行だけでも、相手には内容がピンとくることもあるため、簡単な書き出しながら重要な部分だ。

We are writing to <Inform you about ～>「～のお知らせで メールしました。」
We are writing to <enquire about ～>「～の問い合わせで メールしました。」
We are writing to <confirm ～>「～の確認で メールしました。」
We are writing to <request ～>「～のお願いで メールしました。」

ここでは、企業の人間としてものごとをすすめるために「We」を使ったが、付き合いがある人としてのやりとりや、個人的な内容になら主語は「I」になる。たとえば、こんな風だ。

「会議のお知らせで」なら
We are writing to inform you about

「会議のスケジュール確認で」なら
I’m writing to confirm

2．＜どうしたい＞を伝えるときによく使うフレーズ（希望と対応）

次に、2行目にあたる「自分の希望を伝える」ときに使えるフレーズ。よく見かけるものながら、多くの場面で生かせるので、覚えて応用をきかせると便利な表現だ。

～したい。
I’d like to ～

～とアポをとりたい。
I’d like to make an appointment with <Mr. ～>

ミーティングを設定したい。
I’d like to <set up a meeting.>

～の件でお会いしたい。
I’d like to see you ＜to talk about our future business.>

～をいただきたい。
I’d like to have <the proposal by tomorrow morning.>

＜相手のメールへの返信＞
相手のメールへの返信の基本は、thanks for～.このフレーズは、返信だけでなく「先日は展示会でありがとうございました」といったときなど、あらゆる場面で使える。

～ありがとうございます。
Thanks for ～

Thanks for <your mail regarding ～>「～に関するメールありがとうございます」
Thanks for <contacting us regarding ～>「～への問い合わせありがとうございます」
Thanks for <your prompt reply.>「早速のご返信 ありがとうございます」
Thanks for <getting back to me.>「折り返しいただき ありがとうございます」

3．お願いや要望でよく使うフレーズ　＜結・解決策の提示＞

「～していただけますか」「～してください」と、最終的にどのようにしてほしいのか、結論を提示する部分になる。これは日本語でも同様ながら、「送ってほしい」「来てほしい」など具体的に伝えることで、より相手の行動を促せるようになる。使うフレーズはいたって簡単。そこに単語を組み合わせるだけだ。

～していただけますか？
Would you please ～?

今週送っていただけますか？
Would you please send it this week?

詳細をお知らせいただけますか？
Would you please send me the details?

インヴォイスの価格をご説明いただけますか
Would you please clarify the price quoted on the invoice?

このフレーズでは、Would you please ～?は「～していただけますか？」。そのあとに「してほしいこと」の動詞を加えると、具体的に相手の行動を促せるはずだ。

～をお知らせください。
Let me know ～.

都合のいいときをお知らせください。
Let me know when you are available.

輸送状況をお知らせください。
Please let me know the status of shipment.

Let me know～はカジュアルながら、ビジネスでも十分に使える。なんとなく丁寧でないような気がするならPlease let me knowとしたり、Please advice me～（お知らせください）のようにしたりすることも可能だ。

～するつもりです。
We will ～.

すぐに記録を確認します。
We will check our records immediately.

パーツの到着日をお知らせする予定です。
We will let you know when you can receive the parts.

そして、そのまま覚えてしまえばいつでも使えるが、言えそうで言えない、ちょっとこなれた言い回しをご紹介しよう。