テンプレートを使えば白紙状態から作るより効率的
桂木部長にメモを残したテンプレガールは、桂木部長が窮地に陥ると、どこからともなく現れる不思議ガール。エクセル用のテンプレートを知り尽くし、いつも柔軟な発想でテンプレートをさまざまな目的に応用する活用術を伝授しています。「資料の体裁づくりは他人(テンプレート)に任せて、中身に力を注ぐことこそ部長の生きる道」という信念で、部長を助けている、自称24歳です。
そのテンプレガールのメモに誘われ、「マイクロソフト オフィス 活用総合サイト」にアクセスした桂木部長ですが、「テンプレート」という文字を前に怪訝な表情をしています。
「テンプレート? おいおい、まだ何もしていないのに完了してどうするんだよ? あ、それはコンプリートか。おい、山田君、テンプレートって知ってるか?」
「雛形ということなんじゃありませんか? たとえば履歴書を書くとき、ある程度決まった様式の履歴書用紙を使えば、あとは自分のことを書けばいいだけです。白紙から自分で用意するより、はるかに早くて便利なわけです。契約書なんかも雛形、つまりテンプレートを活用することが多いですよね? 書式や主要な文章は使いまわし、という形で」
「トイレにいきたいときに、便器から作らなくても、いきなり用を足せるってことか?」
「えっ!?」
「あ、ああ、いいんだ、忘れてくれ」と、慌てて席に戻る桂木部長。
「なんだかわかったような、わからんような……。ともかく、ははあ、このWebサイトには、いろいろな雛形があるのか。確かにそうだよな。エクセルを起動して、あの縦横の罫線だけ表示されて『さあ、やれ』って言われても、俺のやりたいことはずうーっと先にあるんだよな。トイレが何十キロも先にあるんじゃ行く気もなくなるわ」
とはいえ、葬式なのにどうして「学園祭・文化祭」を検索するのだろう? と、不思議に思いながらハート形のメモに書かれた通りに検索してみると、いくつかテンプレートが表示されました。その中から「スケジュール管理表(学園祭・文化祭)」というテンプレートをダウンロードして、エクセルで開いてみると……
「おお、なんだかすごいぞ。エクセルってマス目のソフトだと思っていたけど、テンプレートを開くと、全然違うじゃないか。じゃあ、俺はエクセルの使い方を覚えなくても、いきなりこんなものを作ったことになるの? 部下に見せたら驚くだろうな。クックッ」
デスクでほくそ笑んでいる桂木部長を見て、部下はただならぬ気配を感じ取っています。
学園祭やPTA行事などに役立つ、イベントスケジュール管理表です。タイトルや項目名などを書き換えることにより、葬儀や結婚パーティなどの担当割はもちろん、企業のセールスプロモーションイベントなどでも活用できます。担当者の顔写真を入れるというアイデアが最大のポイント。知らない者同士でもスムーズにコミュニケーションをとりやすくなります。