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「わがまま」と思われない方法
仕組み② カレンダーで同時に知らせる
周囲を優先することに重きを置く人は、自分の作業を優先することにしばしば罪悪感を覚えるものです。「自分の作業を優先したいと思うのはわがままではないか」「相手に我慢させるのはよくない」という思いに駆られるのです。本来、自身の作業を優先することは、わがままではありません。あなたには、任されている役割があるからです。
「わがままではないか」という個人的な価値判断から逃れるためには、あらかじめカレンダーに「資料作成中、○時以降に返信」などと書き込んで、予定をブロックするのがおすすめです。これにより、「私のわがままで優先する」のではなく、「役割に基づいて対応している」という客観的な軸が生まれます。
相手も「無視されているのではない」と理解でき、返信をもらえることが分かって安心します。相手を大切にしながらも、自分の優先タスクを保護できる、相手との関係を守るための境界線を設定する作業です。
管理職なら「相談タイム」を設定
仕組み③ 返事のタイミングをチームで決める
管理職の人などは、部下からの相談にすぐに応じなくてはいけないと思っている人も多いでしょう。もちろん、緊急案件にはすぐに対応しなければなりません。けれど、そこまで緊急でもない相談事などは、後から対応してもいいはずです。ここで気をつけたいのは、すぐに返事をもらえないことにストレスを感じる人が出ないようにすることです。このため、相談や報告のタイミング・ルールをチーム内で合意して、仕組み化しておくことが大切です。
まず、トラブルが発生した、締め切りが近い……など、重要度が高く急ぎの案件については、電話か直接デスクに来て対面で話すことにします。すぐに「緊急案件だな」と分かり、迅速に対応できます。
次に、締め切りが遠い案件の相談、意見の集約や確認、軽微な依頼などは「○時に相談」と決めておき、その時間にまとめて受け付けるルールとします。例えば「毎日15時30分〜15時45分を相談タイムとする」などです。
これらの仕組みによって、「空気を読んで反射的に返信する」という個人技から解放されます。緊急は電話、相談はまとめる――基準が共有されているから、即レスしないことが無礼ではなく、合意に基づく行動になります。関係を守りながら、集中が乱れるのを防ぐことができます。
