効果的なアジェンダ構造からタイムマネジメントまで

③会議のアジェンダ作成

ChatGPTを会議のアジェンダ作成の補助に使用することで、効率的で成果につながる会議を計画することができます。以下に具体例をいくつか挙げます。

アジェンダの構造提案
ChatGPTに「次の会議のためのアジェンダ構造を提案してください」と入力すると、例えば、開会の挨拶、前回の会議のフォローアップ、各トピックの議論、アクションアイテムの割り当て、次回の会議のスケジュール、閉会の挨拶など、効果的なアジェンダ構造を提案してくれます。

議題の優先順位付け
「プロジェクトXに関する会議で議論すべき優先順位の高いトピックは？」と入力すると、ChatGPTはプロジェクトの進捗しんちょく状況やリスク管理、リソース割り当て、スケジュール調整など、議論すべき重要なトピックを提案します。

タイムマネジメントのサポート
会議の進行における時間配分についてアドバイスがほしい場合、「会議の各トピックにどのくらいの時間を割くべきか？」と入力すれば、各トピックの重要性や複雑さに応じた適切な時間配分案を提示してくれます。

役割分担の提案
会議での役割分担についてアドバイスが必要な場合、「次の会議での役割分担を教えてください」と入力すると、司会者、議事録係、進行役、発表者などの役割について具体的な提案が得られます。

アクションアイテムのフォローアップ
「前回の会議で決定したアクションアイテムのフォローアップ方法は？」と入力すると、ChatGPTはアクションアイテムの進捗確認、担当者へのフィードバック、必要に応じたサポートの提供など、効果的なフォローアップ方法を提案します。

これらの具体例からわかるように、ChatGPTを用いることで、会議のアジェンダ作成を効率的かつ効果的に行うことができます。また、ChatGPTを活用することで、以下のような追加のサポートも得られます。

参加者への事前連絡
「会議参加者に事前に連絡すべきポイントは？」と入力すると、ChatGPTは参加者に事前に共有すべき資料や、事前に検討しておくべきトピック、会議に関する注意事項などを提案します。これにより、参加者が会議に臨む前に十分な準備ができるようサポートできます。

矢内東紀『ChatGPTの衝撃 AIが教えるAIの使い方』（実業之日本社）

会議後のフォローアップメール作成
「会議後のフォローアップメールの内容を提案してください」と入力すると、議事録の共有、アクションアイテムのリスト、次回会議の日程確認など、会議後に送るべきフォローアップメールの内容を提案してくれます。

次回会議の準備
次回の会議に向けて、「次回会議のための準備事項は？」と入力すると、前回の会議で決まったアクションアイテムの進捗確認、新たな議題のリストアップ、参加者への通知など、次回の会議に向けた準備事項を提案してくれます。

これらの具体例を通して、ChatGPTは会議のアジェンダ作成だけでなく、会議の前後のサポートも行うことができます。これにより、効果的な会議運営と円滑なコミュニケーションを促進することができるでしょう。