【基本のフレーズ】
◆ご連絡ありがとうございます。
――メールをもらったことに対する「謝意」から書き出すと、文面に親しみが出る。
◆早速のご返信をいただきまして、ありがとうございます。
――返信・対応の早さに「謝意」を伝える。
◆添付資料2点、確かに拝受しました。
――詳細確認はまだでも受領の連絡はその日のうちに。「受け取りました」としてもいい。
◆明後日、あらためてご連絡いたします。
――事情があってすぐに返信できない場合、いつまでに返信できるかを伝えておく。
◆来週でも差し支えなければ、お引き受けいたします。
――相手のリクエストにすぐに対応できない場合、どの期間なら対応可能かを明示する。
◆来週までお待ちいただくことは可能でしょうか。
――こちらがすぐに対応できない場合、相手に打診しながら意思確認をすることも重要。
◆願ってもないチャンスをいただき、大変うれしく思います。
――依頼を引き受けるなら、感じよく前向きさを相手に伝えたい。
◆私でよければ、よろこんでお引き受けいたします。
――控えめに謙遜しつつも「よろこんで」や「ぜひ」という言葉で前向きさを伝える。
◆こちらのメールに返信は不要です。
――メールのやり取りに区切りをつけたいとき、明確なメッセージとなる。
【“逆効果”の恐れがあるフレーズ】
◆了解いたしました。
――ごく親しい相手なら問題ないが、「承知しました」「かしこまりました」が無難。
◆メールは届いていますので、ご安心ください。
――メールの受け取り連絡をほとんどせず、たまの返信メールがこれだと問題。
◆今週は多忙のため対応いたしかねます。
――自分の忙しさをアピールしているにすぎず、相手を「イラっ」とさせることも。
◆鋭意努力いたします。／精進いたします。
――不慣れな言葉は上滑りしやすい。「よろしくお願いいたします」でまとめてもよい。