納期を伝えるときに「なるべく早く」はNG

仕事には納期や締切がつきものですが、これらを伝えるときは、「すぐに」「急いで」「なるべく早く」のようなあいまいな言い回しは避けるようにしてください。時間の感覚は人によって異なっています。上記の言い回しで、「今日中」と思う人もいれば、「明日まで」または「今週末まで」ととらえる人もいるでしょう。納期や締切は「○月○日（　）まで」といったように具体的に設定してください。

また、設定した日にちの時間まで提示しないと、指定日の就業時間後に納品する会社や人がいるかもしれません。そうならないよう「○時まで」と指定したくなりますが、時間指定すると、相手に「細かい人だ」と思われるおそれがあります。緊急の要件ではない場合、時間まで指定してくるような人はほとんどいないでしょう。

万全な対応のために納期や締切にバッファ（余裕）を持たせるようにしましょう。前倒しのスケジュールとなる前日や前々日の日にちを伝えるのです。その日の夜遅くに納品されたとしても、実際の納期まではまだ余裕があるので、焦ることなく対応できるでしょう。

打ち合わせが了承されてから日程調整を申し出る

メールで日程調整の相談をすることは多いですが、まだ面談の了承を得ていない段階で、いきなり日程の候補日を送りつけるのは絶対にNGです。とくに新規営業のメールを送るときに、まだ人間関係がしっかり構築できていないのに面談の候補日を提示すると、かなり図々しい印象を相手に与えてしまいます。

伊庭正康『ビジネスにそのまま使える！1分で送る「感じのいい」メール』（KADOKAWA）
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まずは、「お打ち合わせのお時間をいただくことは可能でしょうか」と相手に投げかけるようにしてください。

そこで了承を得たら、ようやく日程調整に進むことができます。

省略せずに、きちんとステップを踏むようにしましょう。

ちなみに私は日程調整の候補日を記入する場合、「以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカー」というウェブサイトを使っています。

このサイトでは左側にカレンダーと時間が表示されています。

候補となる日にちと時間帯をそれぞれクリックするだけで、下記のように候補日を作成できる優れモノ。

○月○日（水）10:00～11:00
○月○日（木）14:00～15:00
○月○日（木）13:00～13:30

手間を省けるだけではなく、曜日の間違いも防げますので、一石二鳥です。