｢メールを何度も往復させてしまう人｣には書けない…一発で終わらせる人の"無駄のない文面" 送信ボタンを押す前の"見直しポイント"とは

メールのやりとりを一発で終わらせられる人と何度も往復させる人の違いは何か。企業で業務改善のコンサルティングを行う岡田充弘さんは「メールを何度も往復させる人は、相手の疲弊に気づいていません。結果、口頭でやりとりしたほうが早かったということになりかねません」という――。

仕事でLINEやチャットを使われる機会が増えてきたとはいえ、依然として多くの職場ではメールが併用されています。

エンジニアやIT関係者など一部の専門職をのぞけば、まだまだメールのやりとりの方が、非同期コミュニケーションにおける主流なのかもしれません。

一方で、メールの書き方について会社が懇切丁寧に教えてくれるケースは少なく、個人の裁量に委ねられている場合が実際のところではないでしょうか。

会社としてのメールの運用方針やテンプレートなどが無い場合には、当然ながら使う言葉や文章構成なども人それぞれになってしまいます。つまりそれは、コミュニケーション・デバイド（意思疎通の認識格差）を埋めるために、余計な時間コストがかかってしまうことを意味します。

なかには、一回のやりとりで済ませてくれたらいいのに、ちょっとした質問や補足事項でメールを何度も往復させてしまう人がいます。当然ながらメールは開くのにも、読むのにも、返信するのにも、それぞれ時間がかかります。したがって、メールの往復はできる限り少ない方が効率的、ということになります。

しかし、何度も往復させてしまう人は、受け手に対する想像力が欠如しているのか、相手が疲弊してしまっていることに気づきません。結果、口頭でやりとりした方が早かったんじゃないか、ということになってしまいます。

図表＝筆者作成

やりとりを何度も往復させてしまう人が持つ問題点は、「メールを一発で終わらせる人」が持つ特徴と表裏一体です。一発で終わらせる人はどんなメールを書いているのか、見ていきましょう。