ミス無く高速処理｢総務部勤務･92歳エクセルの達人｣が机に向かうとき絶対にしないこと【2022上半期BEST5】 速さとクオリティの高さを同時に実現するスゴイ技

※本稿は、玉置泰子『92歳総務課長の教え』（ダイヤモンド社）の一部を再編集したものです。

その仕事は誰かの役に立っているか

どんな仕事にも、締め切りがあります。

ビジネスをとり巻く環境がめまぐるしく変わっている現代では、昔と比べると締め切りも早まり、スピード感を持って仕事にとり組まないと、満足にこなせないような状況になっています。

部員と話す、サンコーインダストリー　玉置泰子さん。（写真提供＝サンコーインダストリー）

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単発のように思える仕事であっても、陸上競技の駅伝やリレーのように、一連の流れのなかにあります。担当する仕事には、「前工程」や「後工程」があるのです。

締め切りに間に合わないと、後工程の仕事に響き、迷惑をかけることになります。それがドミノ倒しのように悪い影響を与えて、最終的にお客様の迷惑にもなりかねません。

私の会社では「その仕事、誰かの役に立っているか？」という創業者の信念が受け継がれていますが、これには「前工程」の努力を無駄にせず、「後工程」によい形でバトンを渡すという意味も込められていると、私は解釈しています。

若手社員には、私が仕事を頼むと「はい、わかりました」と返事をして、締め切りの確認をしない人もいます。仕事を依頼されたら、必ず締め切りを確かめる癖をつけましょう。

締め切りを確かめたら、そこから逆算してスケジュール管理をするのです。優先しなくてはならないのは、プライベートも含めた自分の都合ではなく、組織の全員が共有している締め切りです。

業務日誌をつける理由

玉置泰子『92歳総務課長の教え』（ダイヤモンド社）

私たちの仕事の多くはルーティンワーク、つまり定型的な仕事が大半を占めているのが実態です。

ルーティンワークに関しては、過去の経験から「この仕事には、このくらいの時間がかかる」ということが、だいたいわかります。

すると、「今回はおおよそ2倍の仕事量だから、おそらく2倍程度の時間がかかるだろう」などという予測が立てられます。

スケジュール管理をスムーズに進めるためにも、私は業務日誌をつけるようにしています。業務日誌をつけていなかったら、どの仕事にどれほどの時間を要するかがわからないので、スケジュール管理が難しくなるからです。