同時進行で仕事をこなすための時間管理術 "元米軍トップ"もノウハウを公開

4 平野友朗
グズ脱出の4つのステップ

時間割をつくり、その通りに行動できるようになるには経験の積み重ねが必要だ。次のような4ステップで考えてみよう。

ステップ1は、自分がいまどのように動いているかを把握すること。具体的にはグーグルカレンダーに、仕事や行動の記録をつけていくのだ。

ステップ2は、自分の仕事の棚卸しをすること。「請求書を書く」「アポイントを取る」などといったんすべて書き出すのだ。グーグルカレンダーに並べて表示できるToDoリストを使えばいい。これにより、「あ！　あれをやるのを忘れた」という初歩的なミスを避けられる。

次に、どのくらいの品質で仕上げるべきかを考える。これがステップ3だ。陥りがちなのが過剰品質。細部にこだわりすぎると、いくら時間があっても仕事は終わらない。時間割を意味のあるものにするには、決めた時間の中でやり切る習慣が欠かせない。目標とする品質の見極めが重要なのだ。

ステップ4は、スケジュールをグーグルカレンダーに転記していくこと。このとき、周囲に褒めてもらえる「賞賛ライン」を意識したい。「締め切り」とされている日にはじめてその仕事をスタートさせるという経験を持つ人は多いが、それではダメ。多くの場合、締め切りより2、3日くらい前倒しをすると周囲から賞賛される。突発的なトラブルが起きても、スケジュールを組み直せばすべて期限内に収められる可能性も高まるだろう。