「計画」もタイム・マネジメント4.0の重要な部分を成す。計画には『7つの習慣』で第3の習慣として紹介されている時間管理のマトリックスを身に付けることが重要だ。

図を拡大
図2 重要軸と緊急軸のマトリックス

時間管理のマトリックスとは縦軸に重要性、横軸に緊急性をとったもので、それぞれの領域は次のようになる（図2）。

第1領域：緊急かつ重要な領域
第2領域：緊急ではないが重要な領域
第3領域：緊急だが重要でない領域
第4領域：緊急でも重要でもない領域

たいていの場合、私たちが多くの時間を費やしているのは第1、第3、第4の領域である。すなわち、緊急かつ重要か、緊急だが重要でないか、緊急でも重要でもない事柄。しかし、生産性を高めるカギは第2領域の「緊急ではないが重要な領域」にある。この第2領域の時間をとれるか否かが、あなたが人生を望む方向にすすめていけるかを決めるのである。

ToDoリストを使ってやるべきタスクを書き出し、終わったタスクに横線を引いていく作業をやっている人は少なくないだろう。大半のタスクは終えることができず、苦い思いで先送りしていくのが実際ではないか。

しかし、先送りしたタスクがマトリックスの第1領域、第3領域、第4領域であれば気にする必要はない。それらはToDoリストに残っていようがいまいがいずれ着手することになるし、着手せざるをえない。仮に忘れたとしても誰かから強制的にやらされるだろう。

しかし肝心の第2領域だけは決意をもって意識的に計画を立てスケジュールに落とし込んでいかないと、やることができない。

私たちの研修では、よく参加者にこう尋ねる。

「1日にもう1時間あったとしたら、何をしたいですか？」

するとたいていの人たちは「家族との団らん」「読書」「勉強」「運動」と答える。次に、その答えが時間管理マトリックスのどの領域に入るかと尋ねてみると、ほとんどが第2領域に入るという。つまり、多くの人が「緊急ではないが大切なこと」を24時間のなかに入れていないのである。