第一印象のいいメールの書き方3つのステップ
①どこの誰かを伝える
新規のお客様にアプローチする際は、お客様はあなたのことを知りません。「名刺交換をした」「展示会で一度顔を合わせた」くらいでは知らないに等しいといえるでしょう。
実際に顔を合わせていたとしても、「○○株式会社の○○です」といったメールの書き出しでは思い出してもらえないのです。
そこで、「お客様は自分のことを知らない」という前提で文章を考えましょう。自分がいったいどこの誰なのかを示すところからスタートします。
・会社、所属している企業や団体
・会社の場所、担当エリア
・どんな活動・仕事をしているか
・（可能なら）キャリア、年齢など
可能な限り具体的に記述して、「どこの誰かわからない」→「素性がわかる」というところまでランクアップさせることです。
この文章が丁寧であればあるほど、「せっかくだから読むだけ読んでみよう」と思ってもらえる確率が上がります。
②メールを送った動機を伝える
「どうしてこのメールを送ったのか」といったお客様が納得するような動機を伝えてください。
メールを受け取ったお客様は、なぜ自分にこのメールが届いたかを知りません。メールを送ろうと考えたきっかけやプロセスを簡潔に伝えましょう。
③会うに値する信頼を得る
ここで重要なのは「自分がいかに役立つ存在であるか」を明確に伝えることです。
お客様に対して「私どもはこういった内容でご協力できると思います」といった経験を織り交ぜます。会う価値を感じてもらえるとともに“独自性”も伝えられます。
このような文面にすれば、「これは迷惑メールだ」などと思われなくなります。
お客様によっては、相手のアクションを促すような「ぜひ○○について、一度お話だけでも聞いてはいただけませんでしょうか」といった内容を伝えてもいいでしょう。
この3ステップを踏んでいれば、アポイントが取れる可能性が高くなります。