▼資料作りのNG行動（4）「対策」より先に「原因」を書く
「原因」や「問題」があるから、その「結果」や「対策」につながるのですが、資料では、この思考するときの順番で書いていくと、まどろっこしく、冗長な文書になってしまいます。
ビジネス文書の原則は、「結論が先」です。
例外もありますが、「○○すべきです。なぜなら?」というように、「結論→理由」の順番で伝えるのが基本です。特に忙しい会社の上司や上層部に見せるような資料なら、この基本に従ったほうがよいでしょう。
▼資料作りのNG行動（5）「文章」が多い
どんなに懇切丁寧に書かれていたとしても、文字だけがギッシリ書かれた資料は、読み手側に負担をかけてしまいます。近年、刊行されるビジネス書なども、ずいぶんと文字量が少なくなっています。さらっと読める新書や入門書が人気です。文字の多い資料は、読み手の努力を要する時代となったのです。
ですから、伝わる資料を作成する際は、表やグラフなどのビジュアルを使うことが必須です。
つまり、良い資料とは、「読んでわかる」資料ではなく、「見てわかる」資料ということです。
図解に苦手意識のある人もいるかもしれませんが、図解には、美的センスや「絵心」は必要ありません。
伝えたいことを2軸（タテ・ヨコ）で整理したマトリクス、4象限、グラフの図解で表現できれば、ビジネス資料としては十分なレベルの図解が作れます（私は、タテ・ヨコの2軸で整理することを「2軸思考」と呼んでいます）。
2軸で作られた図解は、内容が論理的に整理されていなければ書けません。
すなわち、論理的に整理されたものが提示されているので、読み手側にとっては、理解しやすく、「伝わる資料」となっているのです。
いかがでしたか？ みなさんの資料に上記のNGポイントは隠れていませんでしたか？ 「相手に伝わりやすい資料」をサクサク作れるようになると、自分の仕事の効率化に直結します。ぜひ、お試しください。
元日本IBMエグゼクティブ・プロジェクト・マネジャー。横浜国立大学大学院環境情報学府工学研究科修了。2002年に日本IBMにシステム・エンジニアとして入社。2017年より現職。著書に『複雑な問題が一瞬でシンプルになる2軸思考』『仕事が速い人は「見えないところ」で何をしているのか？』（以上、KADOKAWA）がある。