シーン別「返信」の例文
ケース1：回答を一旦保留
資料をお送りいただき、ありがとうございます。
内容を確認のうえ、○日までに返信いたします。
POINT●相手からの要望や条件、説明が多岐にわたる場合、安請け合いするのはトラブルの元。まずは受け取り連絡メールで安心してもらい、猶予をもらうこと。
ケース2：条件が厳しい
すべての案件は間に合いそうにありません。
AとBを明日までに、C案件を明後日までに
お送りできればと思いますが、いかがでしょうか。
POINT●依頼のすべては実現不可能でも、どこまでならできるか、何が障害となるか、サポートしてほしいことなどを明示すると、相手も判断できる。
ケース3：すぐに対応できない
ご依頼いただいたパンフレットは、
ただいま在庫を切らしております。
○日までお待ちいただけないでしょうか。
POINT●依頼されてもすぐに対応できないこともある。そんなときは事情・状況を説明し、いつまでに、あるいはどのような状況になれば対応できるか明示する。
ケース4：ミスを指摘されて
さきほど確認したところ、
××様のご指摘の通りでした。
お知らせいただき、ありがとうございます。
POINT●つい「お詫び」から入りたくなるところだが、まず速やかに対応したことをアピールし、感謝の気持ちを伝えることも重要である。
ケース5：依頼を引き受ける
10年来取り組んできたテーマです。
私でよければ、よろこんでお引き受けいたします。
POINT●依頼者に「この人に頼んでよかった」と思われれば、評価も期待値もアップする。そのためには事務的な返事ではなく積極的な気持ちを伝えよう。
ケース6：やり取りを終わらせる
それでは○日にお目にかかれるのを
楽しみにしています。
POINT●返信に返信が重なってしまう場合には、「次の段階」を示す。メールから面会に場を移すことが伝われば、「返信合戦」は終わる。
1974年生まれ。筑波大学人間学類卒業。広告代理店勤務を経て、2004年にアイ・コミュニケーションを設立。13年には一般社団法人日本ビジネスメール協会を立ち上げ、ビジネスメールスキルの標準化に取り組む。『モノの書き方サクッとノート』（永岡書店）など著書多数。