出先で食事をする際は、お店選びが肝心です。わざわざ上司と別の店で食事をしたり、離れた席に座ったりする必要はありませんが、今度は「ビジネス中の食事なのだ」ということが誰の目からも明らかなお店を選ぶこと。たとえば、駅ビルの中にあるカジュアルなレストランであれば、「仕事のついでのランチなのだな」と解釈してもらえるでしょう。しかし、有名ホテルのフレンチレストランであれば、たとえランチであっても誤解されかねません。そして、食事が終わった後の支払いは、会社の経費から秘書が行います。「上司におごってもらう」ということがあってはいけないのです。
こういった気配りで社外の人たちからの誤解を避けると同時に、会社にも「今○○に到着しました」「××様との打ち合わせが終了しました」「これから東京に戻って、直帰させていただきます」など、逐一報告することが大切です。日頃の仕事ぶりが認められていれば、おかしな想像をされることもないでしょうが、どこにでも悪意を持った見方をする人がいるものです。予定通りに事が運ばず、「空白の時間」ができてしまったりすると、怪しまれることもあるかもしれません。
上司と秘書が、社内外の誰の目から見てもクリアな関係であることは、企業イメージ的にも重要なポイントです。自分の行動が企業イメージを左右する可能性もあることを自覚して、上司の理解のもとどんな場面でもスキをつくらないよう、第三者の視点を持って行動しましょう。
日本一のプロ秘書が教える「一流のおシゴト」
出張先でのランチは駅ビルのカジュアルレストランで
中村由美
コンサルタント会社の社長秘書を経た後、当時まだ100店舗の中堅企業だった株式会社壱番屋に入社。秘書の経験を買われ、社長秘書に任命される。急成長の壱番屋において創業者・宗次徳二氏をはじめ、3代の社長に仕え、トップの側で上場も経験する。中小企業の秘書実務と上場企業の秘書実務の両方を知る数少ない人物。日本秘書協会（元）理事、ベスト・セクレタリー、日本秘書クラブ東海支部（元）役員、秘書技能指導者認定、サービス接遇指導者認定。