帰宅後に｢話題を振り返る｣では手遅れ…相手の心をつかむ｢お礼メール｣を書くためにメモしていること 重要なのはエピソードの｢素材｣を集めること

「事実」「数字」「エピソード」をただ置くだけ

どうでしょう。こんなフレーズがメールの中にちょっと入っているだけで、通り一遍の当たり前のメールにはならなくなるのです。書き手にしか書けない、気持ちのこもった「お礼」のメールになる。

しかも、文章のテクニックで書いているのではありません。「事実」「数字」「エピソード（コメント・感想）」の「素材」をそのまま書いただけです。それだけで文章はまるで変わるのです。しかも、手間をかけずに。

そのために重要になるのは、会食のときから「お礼」のメールを意識して、「事実」「数字」「エピソード（コメント・感想）」の「素材」を集めておくことです。そして、忘れてしまうので、必ず「メモ」を取る。

もちろん、食事中、あからさまにずっとメモを取っていては興ざめですから、「これはいい話を聞いたぞ」と思ったら、トイレに立ってササッとメモしておくのです。

「お礼」のメールなら、2、3の「素材」があれば充分でしょう。

たったそれだけで、翌日書く「お礼」のメールはまったく違うものになります。そして、あっという間に書けてしまうのです。

「出張レポート」にも応用できる

出張後のレポートも、あらかじめ書かなければいけないことがわかっている文章です。となれば、「素材」集めは出張時点から始まっています。

それをやらずに会社に戻り、デスクに座って「書けない」となるのは、1日の終わりの日報と同じ。しっかり「素材」をメモしておけばいいのです。それはそのまま、レポートの文章になっていきます。

そしてレポートに必要な「素材」は、「真の目的」と「読み手」によって変わっていきます。逆にいえば、「真の目的」と「読み手」を意識すれば、必要な「素材」に頭が向かうようになるのです。

たとえば、工場視察のレポートを例にしましょう。「真の目的」と「読み手」が変われば、必要な「素材」はこんなにも変わるのではないでしょうか。