仕事のできる人は､｢メールに即レス｣をしない 夜に書いたメールはリスクが大きい

「お願いします」を減らすテクニック

メールを書いていると、特定のフレーズが重複するのが気になって悩んでしまうことがあります。「お願い致します」「ありがとうございます」などは、どうしても重複しがちです。回避するために、いくつかの表現を引き出しに入れておくとよいでしょう。

たとえば、日程調整のメールでは、次のような内容が含まれる場合が多いでしょう。

このとき、真ん中の期限のところを「ご回答ください」とするのも一つの方法ですが、ちょっと強い文章に感じられるかもしれません。相手によってはもう少していねいな書き方にしたい場合もあると思います。そんなときは、

とします。「幸いです」の代わりに「助かります」とすることもできます。この「助かります」は、いろんな言い換えにつかうことができる便利なフレーズです。

最初の「お願い致します」のところも、

とすると、「お願い致します」というフレーズをつかわずにすみます。

「ありがとうございます」をスマートに伝える方法

仕事では、相槌あいづち代わりかというほど、「ありがとうございます」というフレーズをつかいます。その調子でメールを書いていると、「ありがとうございます」だらけになってしまうでしょう。たとえば、次のようなフレーズを盛り込みたいものの、「ありがとうございます」が多くなりすぎるというときは、どうしたらよいでしょう。

最初のフレーズは、「資料を拝受致しました」と書いてもよいでしょう。「拝受」は「受け取る」の謙譲表現で感謝の意味はありませんが、「拝んで受け取る」という文字から感謝や敬意が感じられます。

真ん中のフレーズは本旨の部分なので、「ありがとうございます（ございました）」をつかいます。どんなふうに参考になったか、具体的な言葉を添えるとなおよいでしょう。ここまでで十分ですが、いつも助けてくれる相手にさらに感謝の気持ちを表したい場合は、どうしたらよいでしょう。

このように「感謝しております」「感謝申し上げます」などのフレーズをつかえば、お礼の言葉を重ねることができます。「重ねて御礼申し上げます」とまとめる書き方もあります。