頼まれた仕事は、“5分”限定ですぐ

どんな職場でも仕事を遂行する中で、「ちょっと悪いが、○○をお願い」と、進行中の仕事とは別の内容の作業を頼まれることもあるはず。そんなとき、「わかりました」と答えたものの、後回しにしたことはないだろうか。

「上司に呼ばれ、仕事を引き受けたなら、忘れないうちにすぐに取りかかることが効率化のカギ。自分の席に戻ってすぐに、先に進行中の仕事に取りかかってしまうと、今指示された内容がつい頭からこぼれ落ちてしまう。指示された瞬間から席に着くまでは、その内容が頭の中を占めているもの。だから、席に戻ったら進行中の仕事をいったんストップして、今指示された仕事に“5分”だけ集中してみると、その後がスムーズになります」

5分間でやるべきことは、上司の指示を再整理し、進行のための道筋をつくること。早めに着手すべきことはすぐに取りかかることが重要だという。

「第三者が関わる場合には、早めにアポイント調整に取りかかることも必要。5分間集中することで、疑問点も生まれるはず。こういった場合は、すぐに上司に質問し、確認を」

指示された直後であれば、どんな簡単な質問も可能だ。これが後になればなるほど、初歩的な質問がしにくくなる。さらに「なぜもっと早く確認しない！」と、上司からの評価が下がることにもなりかねない。

「5分間だけ、すぐに取りかかるクセをつけ、さらに締め切りを1日前倒しにする習慣を身につけると、仕事の効率とスピードが劇的に速まる」

ギリギリで作業するほど「できない人間」と評価される。まして、締め切りに間に合わないなど言語道断。即、アウトとなる。ビジネスの世界では、マルチタスクをこなす人物が求められるのである。