役員決めの会議で感じよく断るには

次に、保護者会での役員決めの場面での断り方のポイントについてです。役員決め当日の断り方で最もやってはいけないのが、やはり「○○で忙しいので／時間が取れないので、できません！」と、自分ができない理由を単に並べるだけの断り方。「忙しいのはあなただけじゃない」と反感をかってしまい周囲を敵に回しかねません。

役員を免除しても仕方ないかと思わせる雰囲気をつくるには、先程の推薦された時の電話対応と同様に、「私は○○なので、役員をするのは難しいですが、別の形でなら協力はできます」と、お断り＋代替案を提示して無責任な印象をなるべく与えないように伝えることです。

例）「今年は難しいのですが、来年以降なら何とか時間を工面したいと思っています」
「PTA役員活動はできないけど、PC作業ならできるので、何か手伝えることがあったら言ってください」
◆辞退理由を伝えるタイミングも大事

そして、役員を引き受ける人がいないと、だいたい、居たたまれない沈黙が続いた後、くじ引きで決めるという流れになります。ここで、気を付けたいのが役員辞退の理由を伝えるタイミングです。

もし、役員をくじで引き当てた後に、「実は介護があって……」など事情を説明しても、「今さら何を……」という雰囲気で、ちょっとやそっとのお断り文句では納得してもらえません。それに、辞退の理由にプライベートな内容が含まれる場合、全員の前で伝えるのは精神的にきついですよね。

もし、どうしても責任を持てない事情があるのなら、早めに内々に学校や会長に「こういう事情で、今はどうしてもできないが、どうしたらよいのか」と、役員免除の相談をしておく方法もあるようです。理由は内緒にしておいてほしいと伝えれば、うまく取り計らってくれる場合が多いようです。くじ引きで決まってから断るのとでは心証が違います。

例）「実は、他のお母さんたちには内緒にしてほしいのですが、私が主たる生計を立てているので、仮にPTAの役員を受けたとしても、家計が苦しくて仕事を休むことができません。お手伝いできそうにないんですが、どうしたらいいでしょうか」
◆役員を引き当てても、取り乱さない

人は不測の事態に見舞われると、とっさの態度に人間性が表れるものです。くじ引きで役員を引き当ててしまった場合、ショックは隠せないのですが、「え、なんで私が。無理です……」とつい本音がポロリと出たり、取り乱してしまうのは避けましょう。

今後も地域や学校での人間関係を良好に保ちたいなら、大きく深呼吸をして、「微力ですが、よろしくお願いします」「初めての経験なので、至らない点が多々あるかと思いますが、どうぞ温かい目で見てください」と、ご挨拶をしたほうが、あなたの株が上がります。