ケース4：「次は必ず」と伝えたい
今回は私どもの都合で見送りと
させていただきましたが、
来年以降の企画ではぜひご一緒したく……
POINT●不採用はあくまでも「私どもの都合」であり、相手側に非はないことをまず明確にする。そのうえで、次は「ぜひご一緒したい」と伝えている。
ケース5：本心を隠したい
すばらしいご提案をありがとうございました。
ただ、私どもは普及品を扱っておりますので……
POINT●大企業も高級品に強いとは限らない。その事実を逆手にとり、先方の品は高級すぎるから不要だと告げている。実際に高級かどうかは別問題。
ケース6：はっきりと断りたい
この件につきましては、
社の方針として検討の余地がございません。
POINT●担当者の意思とは関係なく、そもそも検討する余地がないと明言する。期待を抱かせることのないよう、事実を書くことが大事だ。
1974年生まれ。筑波大学人間学類卒業。広告代理店勤務を経て、2004年にアイ・コミュニケーションを設立。13年には一般社団法人日本ビジネスメール協会を立ち上げ、ビジネスメールスキルの標準化に取り組む。『モノの書き方サクッとノート』（永岡書店）など著書多数。
（構成、文例作成＝プレジデント編集部）