「頭がいい人」は情報を整理できる

頭がいい人は、会話をしていても会議をしていても、必要な情報とそうでない情報を正しく振り分けることができます。

AからEまで5つの議題候補があったとき、本来の順序が「AからEへ」であっても、「今回は時間がないからCから議論に入ろう。AとBはタブレットで共有して、各々で時間のあるときに見ておいてもらおう」という具合に、AとBの説明をその日の会議から切り捨てる決断ができます。

取引先と打ち合わせに行って戻ってきた営業担当者が、上司に報告をする際、「社屋がリフォームされていました」「先方には会えました」「ちなみに10分待たされました」などとダラダラと話したあとに、「前回の打ち合わせとの齟齬そごがあり、大変ご立腹でした」などと最後に言いだしたら、上司は「それを先に言え！」と怒りだすでしょう。

A4ペラ1でも十分

情報の整理が苦手で優先順位がつけられないため、話が無駄に具体的なだけで、本質がまったく理解できていないのです。

そういう人は、情報の取捨選択ができていないから、頭に浮かんだ言葉を全部話してしまうのです。

また、場合によっては数分ですべてを伝えなければならないときもあります。そういうときは時間を逆算して、限られた時間で何と何を伝えるべきか、手持ちの情報からセレクトし、話を要約して手短に伝える必要があります。

資料をつくるときも同じです。A4判という紙幅には本1冊分の情報は載りません。

正しく取捨選択すると、いわゆるペラ1の形でもまとまった資料ができるのです。

A4サイズの紙
写真＝iStock.com／fongfong2
A4ペラ1でも十分（※写真はイメージです）