自分にも相手にもメリットがあるメール術

コミュニケーションの目的は「相手に伝わる」ことです。閲覧されなければメッセージは伝わらないので、相手の立場に立ち、重要な点をコンパクトにまとめることが大切です。このような方法を知っておけば、長文メールの作成に時間を奪われることはありません。

この分析で見いだした3つのテクニックは、ビジネスメールの作成において時短につながり、効果を生み出します。特に、数字とカタカナを用いることで、受信者の注意を引きつけることができ、メールを閲覧させる可能性を高めることができます。

また、本文は短く、しかも重要なポイントをコンパクトにまとめることで、受信者にとって読みやすく、理解しやすいメールを作成することが可能となります。メールの有効性を最大限に引き出すためには、相手の注意を引きつけるタイトルの作成、本文の簡潔さと明確さ、そして何よりも相手に対する配慮と理解が求められます。

これらの点を心に留め、日々の業務に役立てることで、より効果的なコミュニケーションを実現できます。

受信者の時間を奪うマナー違反

また、メールのやり取りにおいて、受信者の時間を奪うことがあります。その中でも、特に問題視されているのが、メールの件名に自分の名前を入れたり、同じ内容のメールであるにもかかわらず件名を頻繁に変更する行為です。

社外の方々と連絡を取るのはメールが中心であり、全員がSlackやTeamsなどのチャットツールを使うわけではありません。それだけに、メールのやり取りをスムーズに進めるための一定のエチケットが求められます。

特に、メールのタイトルについては、一貫性を保つことが重要です。同じ話題のスレッド（相手とのメールをまとめて表示すること）には同一の件名を用い続けることで、受信者の時間を節約し、情報の追跡を容易にします。

私は出版社や提携パートナー企業とのメールでは、タイトルを一つに統一し、それを変更しないよう依頼しています。これは、タイトルが頻繁に変わることでスレッドが分散し、双方の情報を探すための時間が増えてしまうからです。

時間は私たちにとって最も貴重なリソースであり、それを無駄にする行為には警戒心を持つべきです。時間管理は自己管理の一部であり、それを守ることで自身の働き方を改善し、作業時間を減らすことが可能です。自分の時間は自分でコントロールするという感覚を持つことが、効率的かつ効果的なメールを送受信しようとする起点になるのです。