リスケは「相手ファースト」の姿勢が大切

あってはならないことですが、約束した日時に行けなくなってしまったときは、お詫びして変更してもらうしかありません。

お願いしておりました6月5日の打ち合わせですが、日程の変更をお願いできないかと思っております。たいへん勝手なことで申し訳ありません。

続けて別日程の提示をします。変更せざるをえなくなった理由は、相手から聞かれない限り、書かなくてよいと思います。

もちろんちゃんとした理由があるのであれば書いてもよいのですが、次の×のようなものはNGです。

×ほかに用事ができてしまいましたので、伺えません。
×課内会議の日になってしまいましたので、変更をお願いします。
×友だちが田舎から出てくるというので会うことになりました。
◎緊急に対応しなければならない事態が発生し、どうしてもお伺いできなくなってしまいました。
◎のっぴきならない事情のため、どうしても伺えなくなってしまいました。

メールの相手には、常に「あなたのことを第一に考えていますよ」という思いをこめた「相手ファースト」の姿勢を表現することが必要です。「ほかの用事」「ほかの取引先の急用」「社内の会議」「友だちと会う」などはもちろんNG。真実でも、相手に言わないのが礼儀というものです。

とても多忙な相手だった場合は、次のようなお詫びを書き添えます。

ご多忙のところ、せっかくご予定いただきましたのに、誠に申し訳ございません。

この「せっかく」という言葉は、相手の好意を無駄にするときのお詫びによくつかわれます。「せっかくのご厚意にお応えできず……」「せっかくご提案いただきましたのに、実現することができず……」などの表現です。