あなたの遠慮がメールの回数を増やす

【先生①】
ご依頼の件、ご協力できると思います。打ち合わせは、研究室まできていただければ対応できます。いつごろがいいですか。
【あなた②】
できましたら今月中にと思っておりますが、年度末ということでお忙しいようでしたら、来月に入ってからでも結構です。ご都合のいい日をお知らせいただければ幸いです。

【先生②】
では、3月20日に大学にきてもらえますか。午後なら何時でも大丈夫です。
【あなた③】
たいへん申し訳ありません。その日は先約がありまして、お伺いできません。その翌日の21日の午後はいかがでしょう。
【先生③】
その日はふさがっています。22日か25日はどうですか。
【あなた④】
私はどちらでも大丈夫です。先生のご都合のいいほうでお願いします。
【先生④】
では、22日の午後2時に研究室にきてください。
【あなた⑤】
承知いたしました。3月22日（木）午後2時に研究室にお伺いします。よろしくお願い致します。

先に自分の都合を書くのは失礼だと思って遠慮がちに話を進めた結果、メールの回数が増えてしまいました。しかも、毎回のメールに挨拶（お世話になります）、お礼（ご返信ありがとうございました）、お願いのフレーズを書かねばならず、お互い書いたり読んだりする手間が無駄に増えてしまうことになります。中でも気になるのは、次の3点です。

①最初のメールで訪問希望の時期について何も書かなかった。図表1の「＊」印の箇所に、2週間から1カ月程度の幅を持たせた期間を書いてもよかった。
②そもそも、自分の方から都合のいい日を聞いたのに、先方から提示された日時にNGを出してしまった。
③先方が提示してくれた選択肢に「どちらでもいい」と答えてしまった。

候補の日時は、状況に応じて伝え方を変える

依頼そのものについて相手から断られる可能性がある場合、最初から打ち合わせの日時まで提示すると、「先走りすぎ」「厚かましい」という印象を与える恐れもあります。その場合は、前述の①のように、おおまかな時期の希望にとどめるほうがよいでしょう。

依頼や訪問についてOKがもらえることがわかっている相手の場合は、最初の打診で、打ち合わせの日時の候補まで書きます。同行者と調整が必要な場合などは、相手に複数の候補日を出してもらいます。たとえば、こんな書き方で打診します。

20日の週でご都合のつく時間がございましたらお伺いしたいと思っておりますが、いかがでしょうか。なお、誠に勝手ながら、20日（火）午後、21日（水）午前は予定が入っておりますので、それ以外でお願いできましたら幸いです。
今月末まででご都合のよい時間にお伺いしたいと思っております。社内でも日程調整が必要なため、お手数ですが、複数の候補日・時間をいただけますと助かります。

相手の都合を聞いておきながら相手が提示した日時にダメ出しするのは失礼ですし、メールの回数が増えてしまいます。自分が都合の悪い日があるのであれば、先に知らせます。自分が都合の悪い日が多いときは、大丈夫な日を候補日として挙げてもよいでしょう。

こちらの都合を申し上げてたいへん恐縮ですが、次のいずれかの時間帯にお伺いしたく存じますが、ご都合はいかがでしょうか。
5月13日（火）午後
5月14日（水）午前もしくは午後
5月16日（金）午前

候補日を挙げる場合は、このように相手が返信のときに引用して○や×をつけられるように、箇条書きにすると親切です。