タイマー＆付箋で管理すれば仕事のムダがなくなる

重要な仕事は、「目立つ付箋」に書いて貼っておく

仕事ごとの時間の見積もりが正確にできるようになったら、さらに効率よく仕事をするには、どうしたらいいのかについても考えてみてください。

たとえば、集中力が高まっているときに重要な仕事をすれば、効率が上がるのはいうまでもありません。そのため、自分の集中力の高い時間帯がいつなのかを知っておくといいでしょう。たとえば、午前9時半から11時、午後3時から4時半が集中力の高まる時間帯なら、急ぎの仕事がない限り、この時間帯で重要な仕事をするのです。

このほか、昼休みや外出の30分前も集中力を高めやすい時間帯といえます。これはあと30分で離席しなければならないことで、自然とラストスパートがかけやすくなるからです。逆に、集中力が途切れたときに、15分でもルーチンワークや慣れた仕事をすれば、いい気分転換になり、仕事のリズムがよくなることがあります。

急ぎの仕事がないときは、集中力に関係なく10分でできる仕事はすぐにしたほうがいいでしょう。たとえ10分でできる仕事といえども、やらなければならない仕事がたまっていくと、必要以上に忙しく感じることがあるからです。また、し忘れ防止にもつながります。

TO DOを付箋に書いてパソコンのフレームや、目につくところに貼っている人は結構います。し忘れ防止には有効ですが、やることが増えると付箋の数も増えるため、急ぎの重要なTO DOがほかの付箋に埋もれてしまうことがあります。これでは仕事の優先順位を間違え、期限までに仕上げることができない恐れが出てきます。また、剥がれてしまう危険性もありますので、強粘着の付箋を使うべきです。

やり忘れ防止対策に効く強粘着付箋「ポスト・イット やることメモ」。この付箋に限らず、パソコンのフレームに貼る付箋は強粘着のものを使ったほうがいい。

対策としては、急ぎの重要なTO DOは、ほかの付箋とひと目で区別できる付箋を貼っておくといいでしょう。お薦めの付箋は「ポスト・イット やることメモ」（3M、販売価格は税別350円）です。期限記入欄があるため視覚的にも目立ち、従来の付箋の約2倍の粘着力なため、パソコンのフレームに貼っても剥がれにくいのが特長です。