米国勤務時に身につけた習慣

私が愛用しているのは、日本能率協会のA5サイズのダイアリー手帳です。これには、その日に訪問する会社や来客予定、ミーティング、展示会の時間と場所などを書き込みます。こうしたスケジュールはアポイントが決まれば秘書が作成してくれ、グループウエアの電子カレンダーで共有。手帳とスマホは必携アイテムになっています。

日本能率協会「NOLTY」。1日1ページ。「すべての会合で絶対に開いておくもの」（谷田社長）という。
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いずれは、すべての情報を電子化したいと考えていますが、まだ手書きのメモも少なくなく、その意味では過渡期といえます。面会する人については、名刺データベースから会社での所属と役職、来社歴などを抜き出してもらう。それは、すんなりと会話に入っていくための予備情報の役割を果たします。

なぜ手帳に記入するかというと、日々の行動記録という意味があるからです。この習慣は、2003年から5年間、私が当社のアメリカ現地法人に勤務したときに身につけました。米国人社長のティム・ハッセルベックさんから「アメリカは訴訟社会なので、あなたも常日頃から自分の行動を手帳に記しておきなさい」とアドバイスされたことがきっかけでした。

もともと私は、子供時代から日記などを書くことが苦手。社会人になってからも、手帳をこまめにつけるほうではなく、日本にいた頃は、胸ポケットに納まる手帳を適当に使っていた程度です。けれども、このアメリカで覚えた手帳の活用方法は、私の“大切な財産”になりました。

手帳は、1ページが1日分になっていて、7時から17時まで1時間ごとに区切られています。そこが気に入って選んだわけですが、ここ2年ぐらいは18時以降の会食が増え、ページ下の余白に細かな字で相手と店名を記します。先日も、取引先との懇談で二次会まで付きあい、帰り際にタクシーチケットをもらったのですが、まだ電車が動いていたので使わず、記念にクリップで留めてあります（笑）。