自分1人だけの時間ではない

経営者としての私のスケジュール管理は、パソコンとスマートフォンのどちらからもアクセスできる、クラウド上のファイルを使って行っています。私だけでなく、私の秘書と社長補佐も編集できるようになっています。

定例業務や日時が決まっていて必ずやらなければならない行事については秘書が、ビジネスの状況に応じて適宜実施される打ち合わせや会議については社長補佐が、各自で優先順位を判断しながら予定を書き込みます。

多くの問題について考え、決断しなければならない立場なので、時間がない中で、スケジュールまで自分で考えて決めていると、どうしても判断が遅れがちになり、その間、他の人の動きを止めてしまうことになります。組織のスピード感を考えると、経営者の関心事をフォローして、本人に代わって優先順位を判断してくれる補佐役を作っておくことが必要になってきます。

私自身が「この人と会いたい」「この件で話したい」と考えた場合も、まず社長補佐に相談して優先順位を判断してもらっています。

こうした管理体制をとる場合、ダブルブッキング等の問題を避けるためにも、スケジュールにアクセスできる3人が常に同じバージョンのファイルを扱うことがポイントです。

私はパソコン、スマートフォンのほかに、腕時計型の端末を使っています。

メモ用手帳にもいろいろ挟んでいる。
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これはスケジュール管理用のアプリケーションと同期して、ミーティングの前にバイブレーションでリマインドしてくれたり、スマートフォンに電話がかかってきたときに着信を教えてくれます。

私は「もっと、もっとできる」と自分に高い負荷をかけていくタイプ。周囲の人たちのスタイルを尊重しなくてはと思いつつ、やはり私のペースに巻き込んでしまっています。