重要な情報は4つに分類

答えが「YES」の場合、取るべき選択肢は2つに分けられる。それは「行動に移す」「保存する」の2つである。

行動に移す場合、その情報は「アポイントメント」（会議など）か「作業（タスク）」（提案書づくりなど）のいずれかに分類できる。これらは（第3の選択で示した）大きな石のスケジューリングに組み入れることを意味する。

行動に移さず「保存する」の場合は、「連絡先」（名刺など）か「書類」（議事録、資料など）のいずれかに分類し、必要になったらいつでもすぐに取り出せるように整理し保存する。

要するに、選択の瞬間に重要だと判断した情報は「アポイントメント」「作業（タスク）」「連絡先」「書類」の4つのどれかに分類するということだ。

それらの管理は紙ベースでもデジタルでも、両者の併用でもよい。ただし、紙ベースの場合はすべての情報が1カ所にまとめられていること、デジタルの場合は情報が同期され、どのガジェットからもアクセスできるようにしておくことが有益であり、必要である。

また、送られてくる大量のメールをうまく管理するには、次の処理プロセスで考えるとよいだろう。

（1）事前策
（2）仕分け
（3）整理

「事前策」とは老練な武道家が戦わずして相手に勝つようなものである。たとえば日々受け取るメールの多くはそれほど重要なものではなく、頼んでもいない広告やスパムの類も少なくない。だが、内容に応じて、適切なフォルダへ自動的に振り分けたりブロックするように、あらかじめフィルター設定しておけば、余計なメールの閲覧に時間を取られずに済む。

「仕分け」とは前述のように重要性により判断することであり、「整理」とは重要な情報を前述のように4つに分類し保存することである。