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細々した事務作業に時間を取られて、重要な仕事が後回しになっていないだろうか。DXコンサルティング事業を展開する宮崎学さんは「報告書や顚末書の作成、経費精算といった汎用業務は、生成AIを活用すれば効率化できる」という――。
※本稿は、宮崎学『面倒な仕事が一瞬で片付く 生成AIタスク爆速大全』（かんき出版）の一部を再編集したものです。
書類のひな型を瞬時に作成
報告書や顚末書など、書き慣れていないと意外に時間がかかる文書も、生成AIに「骨子の作成」を依頼することで作業がスムーズに進みます。
特に、「過去の経緯を整理」「発生した問題の原因を分析」「対応策と今後の方針を提示」など、報告書で定番となる構成要素をあらかじめ生成AIに伝えておくと、よりよい回答が得られやすくなります。
ここでは、不具合が発生した事象について、上司から初めて「顚末書」の作成を命じられたケースを想定したプロンプトを紹介します。
生成AIで「顛末書」を作るとき
【プロンプト例】
# 指示文
以下の #背景 について、顚末書を作成してください。なお、顚末書が何か知りませんので、顚末書とは何かと、その作成ステップについても教えてください。
# 背景
・社内システムの一部不具合により、お客様情報が一時閲覧できない状態になった。
・障害の期間は8月1日～8月3日
・障害の原因はサーバー負荷による処理遅延
