グーグル社員「夜よく眠れるようになった」
私は、メールとのかかわり方を変えるための3ステップのプロセスを開発した。このメール研修は数万人のグーグラーが受講しており、グーグルのなかでつねに高い評価を得ている。
受講者からは「すごい、受信トレイにかかわる時間が30％減りました！」「これまでよりずっと気分よくメールを扱えるようになった」「メールの管理が完全にできていると感じます」といった内容のメッセージが頻繁に届く。
「研修を受けたあと、ぼくの反応が従来よりずっと速く、仕事をうまく処理していると、チームから認められた」「自分のメールを把握でき、何も見逃しがないとわかるようになったので、夜よく眠れるようになりました」という声もあった。
無駄なメールの多さを誇っても仕方ない
これから紹介する3つのステップを順番どおりに実行することで、受信トレイをきれいに整理できる。ステップ1だけをおこなったとしても、はっきりとちがいを感じられるはずだ。ステップ2に進めば、さらによくなる。ステップ3を完了すれば、もう何もこわいものはない。メールを完全にコントロールしていると実感するようになる（いい気持ちですよ）！
1．見る必要のないものは削除する
受信メール数をまるで勲章のように自慢する人を何度も見かけた。「未読が890通も溜まった」とか「受信トレイに数千通ある！」など。このような場合、多くの同僚が返事のないことにイライラしているか、本当は必要のないメールが受信トレイに大量に届いているかのどちらかを意味する。
たいていは後者だ。受信トレイに入っているのに開かないメールは、クローゼットにしまったまま着ない服のようなものだ。サイズが合わないとか流行遅れになったとかで着なくなったシャツが890枚あっても自慢にはならない。
むしろ、着ない服があるせいで、着る服を選ぶのが余計に面倒になる。けっしてハンガーから外さない服でも、そこにあれば視線が引っ張れてしまう。着ない服がないほうが、着る服を選ぶのに使うエネルギーポイントがずっと少なくて済む。
メールでも同様に、受信トレイにあるメッセージはすべて、たとえ読まなくてもあなたのエネルギーポイントを何かしら消費する。受信トレイに入ってしまうと、太字のフォントが脳に働きかけ、開くか開かないかに関係なく、なんらかの対応が必要だと勘違いさせてしまうのだ。