まずやるべきはニュースレターやメルマガの整理
散らかったメールの山に圧倒されて、受信トレイから保存場所へと散らかりを移動させるだけで、見て見ぬふりをしていませんか？ メールをきれいに片づけて、デジタルライフをもっと楽しむための秘訣をお教えしましょう。
あなたのメール対処法がどのタイプでも、とにかくメールは少ないほうがいいというのが共通認識です。メールと仕事とを混同してはいけません。メールは仕事をするためのツールの一つですが、仕事そのものではありません。
まずは、ニュースレターやメルマガの整理です。あなたもきっと、そういったものに登録しているでしょう。
仕事の上で役立つかもしれないと思ってのことですね。では、ここで真実を見極めましょう。いったい、どれがあなたのワークスタイルに本当に役立ち、どれが混乱を生じさせているでしょうか？ ニュースレターなどの登録は、基本的には全部解除する方針で整理して、ときめきを感じられるものだけを残しましょう。いったん整理したあとに、あらたに登録するときにも、同じ方針で取捨選択しましょう。
送信メールを減らせば受け取るメールも減らせる
次に、送信メールの数を減らします。メールなら簡単に送れるからといって、乱発するのは問題です。仕事に必要な場合にだけメールを送るようにすれば、あなたは模範を示すことができます。送るメールを少なくすれば、受け取るメールも減るはずです。
相談や情報提供など、仕事上どうしても必要な場合にのみ、メールを送りましょう。なんでもCCやBCCでコピーを送って共有することはやめましょう。送付先リストに加えるかどうか、同僚たちと話をして意向を聞いておきましょう。コピーを送るときには、一呼吸おいて、自分自身に問いかけましょう。こう尋ねるのです。本当にその人に情報を提供したいですか、あるいは、その人からの回答が必要ですか？ 答えがイエスならば、正当な理由です。同じチームだからとか、自分が重要人物だと思われたいからというのでは、理由になりません。