コミュニケーションスキルの専門家として年間300回以上のセミナーをこなすインサイトラーニング代表の箱田忠昭さんも「まず前提として、年間・月間・週間・毎日の4つのレベルでプランを立てることですね」という。
「そして月曜日の朝には、年間・月間の計画をもとに、その週何をやるかを書き出します。たとえば営業マンなら『何件を訪問する』『いくら販売する』など、やるべきことと、やりたいことの両方を全部、手帳の1ページにまとめて書き出すようにするのです」
同時通訳者・翻訳者・環境ジャーナリストとして多方面で活躍する枝廣淳子さんも、月曜日の朝には、年間・月間計画をもとに週間計画を立てている。枝廣さんのやり方で目を引くのは、計画を書き出す前に必ず前週の計画達成状況をチェックしているということだ。
「前週計画した仕事の中身をリストアップし、達成できたものとできなかったものとに分ける。そのうえで月間計画を微修正し、これから始まる1週間の仕事を決めていきます」
そうとはいえ、日々の仕事に追われていると、1年先、2年先の仕事の鳥瞰図は描きにくい。週間計画の中に、目先の仕事だけではない「2～3年先に効果を生むような仕事を意識的に組み込んでいる」というのが、行政書士兼起業コンサルタントの丸山学さんだ。
「月曜の朝1番に1週間のアポ状況などを確認しますが、これはあくまでも当面の事業に関する仕事です。そして確認が済んだら、今度は空いている時間を『自分の時間』として確保します。この時間を使って、本を読んだり人に会ったりして数年後の事業のために勉強するのです。仕事時間のすべてを現在の事業にあてれば当面の売り上げは上がりますが、変化の激しい時代ですから、それだけでは先細りになります。そこで意識して勉強の時間をつくっているのです。私は仕事時間の30％くらいを将来のための勉強にあてるようにしています」
しかし、計画づくりをしたくても、月曜日の朝にはなかなかまとまった時間がとれない、という人もいるだろう。その場合、計画づくりのスケジュール自体を前倒しすることも1つのやり方である。
20代で外資系企業のトップセールスマンを経験した、カーナープロダクト代表取締役の横田雅俊さんは「前週末に予定を立てておき、月曜日の朝はその確認作業にあてています」という。
「ふつう月曜日の朝は会議がありますし、その後で自分のスケジュールを立てるとしたら、それだけで午前中が終わってしまいます。ですから、金曜日の夜に次週の予定をざっと書き出しておいて、月曜の朝はその予定が達成可能かを含めて微調整していくのがよいと思います」
しかし、土日ではなく金曜日に計画づくりをするのはなぜなのか。
「休日にこれをやろうとしたら時間的・心理的に負担が大きいのですが、金曜日であればまだ仕事が回っていますから『来週はこれをやらなくちゃ』とメモするのは大した負担になりません。そもそも営業マンが土日もずっと売り上げのことを考えていたら、精神的に参ってしまいますよ」