step2 重要度に応じて色分けする
◎送信者や部署、内容に合わせて「ラベル」で仕分けよう。
・メールソフト
フォルダごとに管理
複数のフォルダには入れられない
・Gmail
ラベルで管理
1通のメールに複数のラベルを貼れる
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Gmailにはフォルダ機能はない。メールは「ラベル」や「スター」で仕分ける。フォルダは1通のメールに1つだけだが、ラベルは複数貼ることができる。
【A】【B】ラベルを付けるメールを選び（1）、（2）を押し、新規作成を選ぶ（3）。現れた画面で、ラベル名を入力（4）し、作成をクリック（5）。
【C】作成したラベルは、重要度に応じて色分けするといい。ラベルを選び（1）、横の▼をクリックし（2）、色を選ぶ（3）と、即座に反映される。
step3 色分けを自動化する
◎「フィルタ」の機能を使い、仕分けの手間を省こう。
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ラベルを使いこなすには、「フィルタ」による自動化が欠かせない。メールを選び（1）、「その他」の「メールの自動振り分け設定」をクリック（2）。さらに続く画面で「フィルタを作成」を押す（3）。「ラベルを付ける」にチェックを入れ（4）、「上司」を選択（5）。過去のメールに反映させるため（6）を選び、「フィルタ作成」（7）をクリックする。
◆Google社員坂本さんが教える「ここがポイント！」
「私の場合、上司から来るメールや、私だけに送られてきたメールには、赤系統のラベルが自動で付きます。ラベルの数が増えると、一覧画面では件名が見えづらくなりますが、メールの重要度は、差出人が付けた『重要』といった件名より、自動で付くラベルで判断したほうが確実。ただし思わぬミスを防ぐため、受信トレイに届くメールはすべて開くようにしています。（グーグル坂本さん）