▼藤井さんからのアドバイス
1日の仕事の優先順位づけに頭を悩ませている人も多いようですが、そもそも1日ごとにスケジュールを検討する必要があるのか疑問です。仕事の大部分は同じタスクの繰り返しです。それらの優先順位に迷うくらいなら、ルーティン化して毎日同じ時間割で動いたほうが早い。習慣化してしまえば、あとは勝手に体が動きます。
私はメルマガの執筆やメールチェックといった細かなタスクまで、処理する時間を決めています。毎日のタスクはPCのスケジュール管理ツールに入力。PCを開けば毎朝同じタスクが表示され、あとは時間割に沿ってそれらを消していくだけです。
タスクはできるだけ細かく設定します。たとえば「メルマガを書く」と「メルマガを配信する」は別タスク。また「社員を褒める」「コンタクトレンズを洗う」という些細な行動もタスクとして挙げます。タスクを細分化するのは、達成感を得やすいからです。完了したタスクをリストから消すと一種の快感が生まれます。その楽しみが多いほうが意欲的に仕事にとりくむことができ、仕事にもとりかかりやすくなります。
もちろん仕事のすべてをルーティン化できるわけではありません。そこで1日を3つの時間帯に分けて対応します。朝7時に出社して10時の始業時間まではルーティン化したタスクを潰す時間。静かな環境で集中できるので、仕事がもっとも捗ります。10時から昼1時までは、タスクを処理しつつ、スタッフとやりとりしながら進める必要のある仕事をこなします。
午前中の区切りを一時に設定しているのは、ランチの混雑を避けるためです。昼休みを11時に前倒ししてもいいのですが、生産性の高い午前中を削るのはもったいない。ランチ後は、人に会う時間にあてます。人と会う仕事は時間がずれる、長引くなど予測不可能な部分がありますが、午後ならタスクがすべて片付いているので、万が一のトラブルがあっても影響を最小限に抑えられます。