引き出しの「役割」を決める

机の引き出しは、何がどこにあるかひと目でわかり、すぐ手に取って使えるように配置しましょう。

そのためには、それぞれの引き出しに、「本来の役割」を設定しなければなりません。

収納するものを決め、定位置を定めることが大切です。そうすれば、使った後すぐに元の場所に戻しやすくなります。なお、会社の重要書類の保管は、鍵のかかる引き出しにしてください。

では、最下段の深い引き出しから入れていきましょう。

ここにはファイル類など大きめの資料を収納します。参照資料、カタログ、社内マニュアル、名刺ホルダーなど個人で管理する必要があり、よく使うものに限定します。

利用頻度の高いものから順に手前から奥へと並ぶようにすると使いやすくなります。

中段には、頻繁に使うものを入れます。CD‐ROMやDVDのほか、スマートフォンなどの充電器など、日常的に使用するものだけを入れてください。その奥に頻繁に見る参考書籍などを収めてもいいでしょう。仕切り板などを使って収納スペースを細分化すると、効率よく収納できます。

最上段の引き出しは、細かい文房具類や日付印などのスタンプ類のスペース。ハサミやペン、クリップ、付箋、USBメモリ、電卓、名刺ケースなどを入れます。中で動いて散乱状態にならないよう、トレイを使い、定位置を決めてすっきり収納するのがコツです。

センターの引き出しは「何も入れない」

センター引き出しは、基本的に何も入れないことが理想です。これが机の上をいつもすっきりとさせておく秘訣となります。

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机の上に書類を広げているときに、上司から突然呼ばれたり、来客があったりする状況はよくあります。その際、一時的に書類をセンター引き出しに入れてから席を離れるのです。つまり、離席する際の書類の一時的な退避スペースだと捉えてください。カラにしておけば、大切な書類も、順番を乱さず、収めることができます。

離席するときはすぐ戻るつもりでも、予想以上に時間がかかるかもしれません。ほかの人に呼ばれたり、別の部屋に移動したりすることもあるでしょう。そして、ようやく戻ったら、誰かが置いていった別の書類と紛れている……ということも多いでしょう。

そうしたリスクを避けるために、センター引き出しは空にしておくことをお勧めします。