短時間で見やすいプレゼン資料を作るにはどうすればいいのか。外資系コンサルティング会社出身の清水久三子氏は「作成プロセスに無駄が多く、“過剰品質”なプレゼン資料が多い。代表的なのは『線』の多用。罫線をなくすだけで作成時間を減らすことができる」と指摘する。今すぐ役立つ「資料作りのコツ」を紹介しよう――。

「考える時間」と「作る時間」を分けて資料を作るべき

※写真はイメージです（写真＝iStock.com／guvendemir）
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私は数多くの企業の方々に資料作成指導を行っていますが、かなりの方が資料作成に多すぎる時間を費やしているのを実感しています。その原因としては大きく2つの無駄があります。1つは作成プロセスの無駄であり、もう1つは資料の品質の無駄です。この2つの無駄をなくすことができると資料作成時間は劇的に少なくなります。

まずは作成プロセスの無駄のなくし方です。プレゼン資料をパワーポイントで作成する際に、いきなりパソコンを立ち上げて、あれこれと試行錯誤しながら資料を作り始めている方は多いと思います。しかし、このやり方では時間を無駄にしている可能性が大きいです。

これは情報を集め、考え、作るプロセスを同じタイミングでやっているからです。本来パワーポイントは考えを表現するためのツールであり、思考することには向いていません。しっかりと構想を決める時間を取り、すべて考え尽くしてから一気に作成した方が、効率がよく、作成時間も短くてすみます。今まで数多くの方の資料作成の指導をしてきましたが、考える時間と作る時間を分けて資料作成をした人は、いきなりパソコンで作成し始めた人の半分以下の時間で完成することがほとんどでした。しかも、資料もわかりやすく、時短だけではなく、品質も高められます。

15分、30分単位で作業を細分化する

資料作成時間の見積もりやスケジューリングは「大体半日かな」、「3時間はまとまった時間が必要だろう」などざっくり立てている方も多いかもしれません。効率的に資料作成を行うには、もっと細かい見積もりをすることをおすすめします。「気がついたらかなり時間が経っていた」ということを防げます。例えば、情報収集や関連書類を集めるのに30分、ストーリー作成に15分、下書き作成に30分、パワーポイントでの作成に45分……など、できるだけ作業を細分化してみてください。こうすると15分から30分の細切れの隙間時間でも集中して進めることができます。

「そんな短い時間では集中できない」と思われるかもしれませんが、実は1時間以上の長い時間を確保しても、集中力が持たず生産性が落ちるという研究結果もあります。隙間時間でも確実に仕上げていくためには、作業を細分化することが不可欠です。また、見積もりと実際にかかった時間を比較することで、次にはより正確に見積もることができるようになり、さらなる効率化を図ることもできます。

作業の無駄を省くためのもう1つのコツはストーリーボード作りです。これは手書きがおすすめです。単に資料の流れを書くだけではなく、各スライドをどんな図にするのか、グラフにするのかなど、スライドのイメージも手書きで書いてみましょう。いきなりパワーポイントで図を作り始めると形や色使いなど細かい体裁に意識がいってしまい、なかなか進まないことが多いので、手書きでどんな表現にするかを徹底的に考えておいたほうが、作成時間が短時間ですみます。