ビジネス文書で相手の感情を意図して害そうとすることはまずない。多くはうっかりミスか、思い込みによる間違いだ。ビジネス文書の基本は情報と感情を正確に伝えること。あなたのメール、相手をイライラさせていませんか？

「ビジネス文書のやりとりでカチンときた経験はありますか？」。ビジネスマン30人に聞いたところ、一番多かった回答は、名前や社名など固有名詞の間違いだった。「名前の漢字を間違われると、ああ、こちらのことをそれほど真剣には考えていないと考えてしまう」と答えてくれたのは阿部や安倍と間違われるメーカー勤務の安部さん。

写真＝iStock.com／undrey
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手書きの場合、「専門」を「専問」と書くような間違いはよくあったが、パソコンで文書を作るのが主流となった今では、勝手に「専門」と変換されるので漢字の間違いは起きにくくなった。それにワードで書けば、おかしな部分をアンダーラインで注意してくれる機能もある。それでも変換ミスは防げない。それもまさか間違うはずがないと思い込んでいる重要な部分ほど見逃しがちである。