6 井上和幸
予定を修正し次に生かす

スケジュールを消化した後にやらなければならない重要なことがある。それは予定より早く（遅く）終了した場合、入力済みの予定もその実態に合わせ修正することだ。グーグルカレンダーを「日記」としても活用するのだ。

つまり私のグーグルカレンダーは、過去のファクトと今後の予定が見られるようになっている。だから「この案件は過去に、このように進めて、このような結果になった」という実績値を確認しながら、新たな予定を組み立てることが可能になる。

※予定終了後は速やかにグーグルカレンダーのスケジュール欄を変更し、実績を記録する。修正を経たスケジュールは業務記録として残すだけではなく、今後の予定づくりに生かす。

カレンダーは1週間表示にしておき、わりと頻繁にスケジュールの組み直しも行っている。このとき役に立つのが、自分のためにブロックしておく時間である。もしほかの予定が全部埋まっていても、緊急事態が生じたときに、ブロックしておいた時間を流用することでやりくりできるからだ。

私の場合、月曜日か火曜日の夕方、水曜日の午後、金曜日の夕方には必ず自分用の時間をブロックしておく。また、週の頭にはその週のスケジュールがかなり埋まってしまっているが、「ブロックしておいたほうがよさそうだ」と判断した時間は網の目を縫うような形でどんどんブロックしていく。そうした時間が全くないと、身動きが取れなくなってしまうのだ。

ちなみに、定時で帰りたい日には就業時間後をブロックしている従業員もいる。これはありがたい。企業業績を伸ばさなければならない一方で、従業員には「早く帰りなさい」と言わなければならない経営者や管理者にとって、部下が自らプライベートも含めた時間管理をしてくれるようになることは1つの目指すべき道となる。