記憶に頼って書くからミスする

記憶をたどる作業と、文章化する作業は別にしたほうがいいでしょう。紙でもパソコンの画面上でもかまいませんから、まず用件やキーワードを個条書きでメモ。本文を書くときは、書く作業に集中します。添付ファイルは本文を書く前に付けるようにすれば、ミスを防げます。

先方の社名や個人名を間違えるのは、メールでもたいへん失礼なこと（ダメメール3）。でも、宛先名を手入力していると、ついつい誤表記をしてしまいがちです。

こうしたミスを防ぐには、記憶に頼らずコピー＆ペーストするのがベスト。メールを返信するときは、受信した相手のメールの署名を、初めてメールを出す場合は相手の会社のウェブサイトにある社名表記を、それぞれコピーして貼り付ける習慣をつけましょう。よくやりとりする相手の場合は、まとめて単語登録してしまうのも手です。

丁寧なつもりでダラダラ長く書き綴ったメールは、メールを書き慣れていない人が陥りがちなパターンです（ダメメール4）。画面で長文を読まされるのは、相手にとって負担。移動中にスマートフォンで読む場合はなおさらです。

社内向けメールはとにかくコンパクトに、社外向けも失礼にならない範囲で極力簡潔に書くことを鉄則にしましょう。これこそ相手の立場に立った思いやりです。

本文は長くても、画面をスクロールせずに読める範囲で。数行ごとに段落分けし、行間を空けるのもいいでしょう。短いメールには短く返信すればいいので、多忙な相手からも返事をもらえる確率が上がるはずです。