仕事はまず「頭の中」で終わらせる

そもそも仕事がうまく進むような計画を立てている人は、意外なほど少ないものです。

みなさんが今進めている仕事は、「終わる計画」になっているでしょうか？　「このまま進めていけば終わるはずだ」という確信があるでしょうか？

「終わる計画」がきちんと作れていなければ、結局仕事が思い通りに終わることはありません。早く作業を始めたところで、やってみたらうまくいかないことに気づき、やり方を変える必要があったり、データを探し直したりと、結局手戻りが多発してしまうのです。

「頭の中でうまくいかなかったこと」が、現実の世界でうまくいくことはありません。

スティーブン・R・コヴィーの世界的名著『7つの習慣』にも次のような表現があります。

「すべてのものは2度作られる。1回目は頭の中で、2回目は現実世界で」

仕事が速い人は、まずは頭の中で仕事を一度終わらせています。だから、実際に仕事を進めても、うまく終わるのです。

「想定外のトラブル」に対応するには

「でも、予想外のことが起きたりするじゃないか」と思うかもしれませんね。もちろんどれほど綿密な「終わる計画」を立てたところで、現実にはさまざまな障害が出てきますし、予想外の出来事も発生します。手を動かし始めたら次々と必要な作業が判明し、想定以上に時間がかかることもあります。

しかし、だからと言って計画を立てなくていいということにはなりません。

終わる計画を立てていなかったら、起きることすべてが「想定外」になってしまいます。想定外のことに対処するのは時間も労力もかかります。事前に「終わる計画」を立て、よくあるトラブルも考慮した上で仕事を進めていく。だからこそ、想定外のトラブルにも対応できるのです。

「段取り八分、仕事二分」という言葉があります。「仕事の8割は準備（段取り・ダンドリ）で決まり、実際に作業にかかるのは残りの2割である」という意味です。実行段階がスムーズに進むかどうかは、事前準備の段階で決まります。そこまで準備していても、不測の事態、予想外のことが起きるのですから、計画が甘ければうまくいく可能性はますます下がってしまいます。