型から外れると違和感がある
そもそもメールの書き方には、以下のような「型」があります。
②挨拶
③名乗り
④要旨
⑤詳細
⑥結び
⑦署名
メールは中身や言い回し、敬語が大切と思われていますが、まず肝になるのは型です。型に則ったメールなら、スムーズに読めますが、このどれかが抜けていると違和感が生まれるのです。
たとえば「名乗り」がないと、近い間柄なら問題なくても、初めての相手だと失礼な感じになります。また「署名」には自分の名前が入るので、「結び」にわざわざ名前を入れる必要はありません。さらに「挨拶」は「お世話になっております」が一般的ですが、頻度が高ければ「いつも」、程度が高ければ「大変」をつけて、「いつも大変お世話になっております」とします。業態にもよりますが、それが「平素よりお世話になっております」となっていると、しっくりきません。
しかしChatGPTに書かせると、名乗りがなかったり、結びで名前を入れたり、ふさわしい挨拶でなかったり、型から外れて違和感のあるメールになることが少なくありません。ですからChatGPTを使う場合は、使い手がこの違和感を察知できるかどうかということが大事になってきます。
切り口や表現、アイデアのヒントに
正直ChatGPTに、より正しく具体的にオーダーできる人は、もう十分にメールが書ける人。40代、50代でメールのスキルのある人なら、オーダーを出す1分か2分で、メールが書けてしまいます。オーダーを出すこと自体、時間の無駄になるので、効率化につながるとは言い難いですね。
ただ40代、50代の人が、あえてChatGPTに頼るとすると、ChatGPTの作成した文章から、自分にない切り口やアイデアを見つけたり、ちょっとした表現のバリエーションを増やしたりできるといったことがあります。
たとえば、ChatGPTにアポイントメントをとるメールを書かせてみると、最後に「お返事をお待ちしております」とある。確かに、これなら返事がしやすいなと気づきが得られます。
お詫びのメールを書かせると「心からお詫び申し上げます」と出てきます。こういった表現も使えますね。
あくまでも、いろいろなことを知っているアシスタントが、それっぽい文章を教えてくれたから、ちょっと参考にしよう、そんな感覚でChatGPTを利用するとよいと思います。