最初に取り組むべきはメール処理の効率化です。ここでぜひ勧めたいのが、テンプレートを利用すること。手紙を書くときに文例集を参考にするように、自分が多用するメールの文面があれば、それをテンプレートとして保存しておき、場面に応じて修正を加えて使うのです。基本のテンプレートを見直すことによって急いでいるときでも用件の漏れを防ぐことができますし、メールの処理時間を短縮することができます。

自分が受け取ったメールで「これは」と思うものがあれば、積極的にまねていくのもおすすめです。とくにお詫びのメールは難しいので、自分が受け手として納得のいくお詫びをしてもらったと思うメールがあれば、それを参考にするのも一つの方法です。

ただし、お詫びには軽いお詫びと重いお詫びがあるので、状況を慎重に判断してその軽重に合わせた内容にアレンジすることが大切です。そこが「頭の良いメール」と「KYメール」との分かれ目になります。

（構成＝石田純子）