人には同じ24時間しかないのに、なぜ仕事の進み具合に差が出るのだろう。成果を挙げる人たちの話を聞いてみると、業界は違っても、段取りに対する共通の意識が見えてきた。

不測の事態に備えて、情報は広く共有

国際会議ディレクター、秋山氏の仕事は多岐にわたる。会場のセッティング、警備や車両の用意、参加者対応といった準備から、当日のオペレーションまで、会議にかかわる企画・運営を統括するのが秋山氏の役目だ。

「会議の運営は、前日のオリエンテーションが肝となる」コングレ コンベンション事業本部 チーフディレクター 秋山晴近氏

政府主催の国際会議の運営は、入札やコンペで決まる。選定は数カ月前のこともあれば、数週間前になることもある。数年前に福岡で開かれた首脳級の国際会議は、わずか1週間前の募集だった。

「募集が直前の場合、それから準備をしていては到底間に合いません。経験値からこちらで予想を立て、協力会社に声をかけて体制を整えておきます」