ビジネスで｢個人LINEを送る｣は一発で信頼を失う…仕事のデキる人が徹底している｢連絡ツール｣の使い方

※本稿は、石井玄『「自分でやらない」ほうがうまくいく』（PHP研究所）の一部を再編集したものです。

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なぜ1分で済むメールを先延ばしするのか

よく「仕事ができる人」とは言いますけど、たいていは「仕事が早い人」を指しているんじゃないでしょうか。

逆に、仕事が遅い人のことを「できる人」だとは言いません。でも、1分で済むメールの返信を、翌日まで先延ばしにしてしまう人は意外と多いです。私の会社にもそういうタイプの社員がいます。

あるとき、その社員にメールの返信の遅れについて理由を聞いてみたところ、ポッドキャストの編集を優先させていることがわかりました。

編集のような時間のかかる作業から取り掛かると、ほかの作業がすべてストップしてしまいます。だったら、数分で終わる作業を先に片付けて、それから時間のかかる作業をするように伝えました。

メールの返信自体に時間をかけてしまう人もいますよね。「こう書いたら、相手にどう思われるかな？」などと考えていると、キーボードに置いた手が動かなくなったりする。でも、その時間は無駄です。

自分の感情より「相手の都合」

メールはとにかく書いてみる。考えながら書く訓練をして、その作業に慣れていく。そうすると、返信内容が適切か、といった判断も手を止めることなくキーボードを打ちながらできるようになります。

もちろん、私にも「あの人とのやりとりは気を遣うんだよな」と連絡がおっくうになる相手はいます。でも、そのまま放置しているとずっとモヤモヤするだけです。だったら、苦手な相手ほどさっさと連絡したほうがいいと思います。

「メールはすぐに返す」と決めてルール化してしまえば、心理的にも割り切れて楽になるんじゃないでしょうか。

メールをできるだけ早く返信するというのは、新入社員の頃から刷り込まれ当たり前にやってきました。でも、これはメールの返信だけの話ではなく、仕事に対する向き合い方の問題だと思うんです。

おそらく、メールの返信が遅れてしまう人は、仕事において自分の気分や感情を優先させてしまう傾向にあるのではないでしょうか。結果として自分を軸に仕事を進めてしまっている。

でも、仕事は相手に合わせることが大切だと考えています。