個人宛の連絡をオープンな場で返すワケ

仕事上の揉め事は、たいてい情報共有の不足や認識のズレといった要因から起こるといっていいでしょう。

「聞いてない」「そんな状況だとは知らなかった」「自分はそうは思っていなかった」……世の中、そんな揉め事ばかりじゃないですか？

また、口では「わかった」「了解」と言っていても、相手が本当にわかっているかは怪しいものです。会議をしていて、みんなで納得して方向性を決めたはずだったのに、次の会議で「こちらは先週決まった通りに進めました」と言ったら、「え？」と怪訝な顔をする人がいたりするじゃないですか。

だから、会議で話したことは必ず議事録にまとめて、資料として共有することが大切です。今ならAIで簡単にまとめられるので、私もガンガン活用しています。

文字にして送っておけば、少なくとも「聞いてない」とは言われないはずです。だって、議事録に書いてあるわけですから、それは読んでいないほうが悪いです。

同様の問題を避ける意味で、個人間での連絡はしないほうがいいと思っています。私は社員に個人宛で連絡が来ても、Slackのチャンネルやメールのスレッド、LINEグループなど、関係者なら誰でも確認できるツールで返事をするようにしてもらっています。そうしないと、絶対に取りこぼされる情報が出てくるからです。

情報共有がクオリティを保つ

限られた人しか情報を把握していない状況が起きると、その人が放置したり忘れたりしたら、その件はストップしたままになってしまいます。

あとになって「すっかり忘れていた」と担当スタッフが青ざめた顔をしているのは、私にとって日常のことでした。

特にスケジュールの伝達ミスはよくあることで、番組の収録時間が予定より早まったことをスタッフがゲストに伝えておらず、当日になってゲストが予定の時間に来ない、といったこともありました。

そのときは、あわてて連絡をしたらゲストの予定が空いていてことなきを得ましたが、こうしたこともオープンな場で進捗をやりとりしていたら避けられたと思います。

そういった取りこぼしや行き違いをなくすために、情報の共有は徹底すべきです。また、多くの人の目に触れることで、自分では気づけなかった企画上の不備や問題点が浮かび上がってくることもあります。仕事のクオリティを保つ上でも、情報の共有は有効です。