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電話は真っ先に取ったほうがいい
「知り合いの電話は普通に話せるけど、会社の電話は緊張する……」
個人で携帯電話を持つことにより、固定電話を使う機会が減ってきた時代。それでも会社に掛かってきた電話に誰かが出なくてはいけない場面があるものです。
そんなときあなたはどうしていますか？ 電話を避けているなら損する人と言えるでしょう。なぜなら電話取りはスキルアップに役立ち、また周りにも貢献できる行為だからです。
電話とはアドリブ能力を鍛えるマシーンです。電話に出るだけで、ぶっつけ本番に対しての対応力が向上します（これは場数を踏まないと鍛えられません）。
加えて電話の取次ぎをすれば、相手の社名や名前から社内の仕事状況が予測できるようになり、業務の先手を打つことが可能になります。
さらに何より、あなたが電話に出ればうるさい呼び出し音からみんなを解放することに貢献できます。だからこそ、電話はまっ先に取ることが正解なのです。
でもどうしても苦手ですって？ だいじょうぶです。電話で聞かれることは大体同じですので事前に「どこの・誰が・誰に・何をしてほしい」などのメモのひな形を作っておけば、慌てることなく対応できます。ヒヤリングのフォーマットがあれば、ほとんどの電話は対応できますよ。
「ツーツー音」が聞こえてから電話を切る
「やたらと電話を切るのが遅い」
これが特に周囲からの評判が良いVIPの電話の特徴です。
通常は「失礼します」と言ったあとに電話を切ります。しかし評判が良いVIPは、相手が電話を切ったあとの「ツーツー音やポコリン音」などの不通音が聞こえたのを確認してから、電話を切っていました。
これにより相手が別件を急に話し始めたのを遮る事故や固定電話の受話器をガチャンと鳴らす騒音を聞かせる失礼を回避していたのです。
電話対応は相手には見えないもの。でも見えない心くばりの微差はなぜか相手に伝わります。またそんな工夫を仕掛けているあなたを職場の仲間たちは100％観察しています。
「相手が切るまで耳を離さない」「固定電話を切る際はフックを押してから受話部（耳につけて話を聞く部分）から静かに置く」など、電話はまるで赤ちゃんのやわらかい頬をつんつんするくらいの優しいイメージで接するのが電話対応の正解です。
過去に電話で失敗したことのあるVIPは、デスクに鏡を置いて表情を確認したり、自分の心が和むように小さい観葉植物を置いて、優しく接する工夫もしていました。
ちょっとした電話対応で印象が180度変わるので、失敗しないように注意してください。
