なぜPCに4枚以上の付箋を貼る人は仕事ができないのか…仕事をためる人が誤解している2つのルール 3枚以上の付箋は｢ただの景色｣になる

2分以内で終わる仕事はいちいち書かない

その日増えたタスクは、いったん付箋にメモしておきます。すぐできることはすぐやってしまえばいいですね。『全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』（デビッド・アレン／二見書房）に書いてある2分ルールも参考になります。

2分ルールとは、飛び込んできた、あるいは思いついたタスクをすぐやるか迷ったとき、「そのタスクが2分以内に終わるなら、今すぐ片付けろ」というシンプルなルールです。

写真＝iStock.com／tarczas

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受信したメールや電話に返信するか、資料を印刷してしまうか、そういう細々としたタスクってたくさんありますよね。それをいちいち付箋に書いて「先延ばし」するのではなく、すぐやってしまうというものです。

何でもかんでもすぐやっていたら、いつまでも重要なタスクに手がつきませんから、判断の根拠として2分で終わるかどうかというのはわかりやすくて良いですよね。

これでようやく、大量の仕事を捌きながらもタスクに追いまくられることがない、ゆとりのある生き方ができるようになりました。このタスク管理法は起業してからも、大いに役立っています。

付箋管理のデメリット4つ

『残業ゼロのノート術』（石川和男／きずな出版）には、「やることノート」1冊に15分単位のタスクをバッファやルーチンを含めて最大35コマで書き出し、終わった順に赤ペンで印を付けるという方法を提唱しています。

安田修『仕事と勉強にすぐに役立つ「ノート術」大全』（日本実業出版社）

付箋だと、

・目につきすぎる
・気にならなくなるリスク
・過去の振り返りができない
・（ノートのほうが）タスクの期限がわかりやすい

という4つの理由を挙げて、タスクはノートで管理するべきだとしています。この4つは、本当にそうですね。

『「すぐやる人」のノート術』（塚本亮著／明日香出版社）では、「タスコン（タスクコントロール）ノート」が紹介されています。

A4ノートをヨコに使い、そこにタスクを記入した付箋を貼り付けて使うのです。付箋の良いところは、「いつも優先順位を考えながらタスクの優先順位を変えられること」だと著者はいいます。緊急度や重要度で付箋の色を分けて使うとのことです。